Zarządzanie żłobkiem nie jest zadaniem łatwym. Aby w znacznym stopniu je usprawnić, należy zamontować w budynku specjalny system gwarantujący precyzyjną ewidencję oraz rozliczanie opłat za przebywanie maluchów w placówce. Dzięki niemu rodzice nie muszą dopłacać za ponadnormatywny czas spędzony przed ich pociechę w żłobku. To rozwiązanie zdyscyplinuje też tych opiekunów, którzy nie respektują zadeklarowanego wcześniej czasu pobytu.
System zarządzania czasem pobytu dziecka w żłobku może przyjmować różne formy, ale najskuteczniejsza jest tzw. bi rejestracja. Mechanizm ten składa się z rejestratora wyposażonego w ekran dotykowy, zasilacza oraz oprogramowania, które odpowiada za generowanie specjalnych raportów dotyczących pobytu maluchów w placówce. Urządzenie główne precyzyjnie rejestruje moment wejścia i wyjścia ze żłobka. Działa na takiej zasadzie, że rodzice przybliżają do niego identyfikator w postaci karty zbliżeniowej albo breloczka, a informacja jest zapisywana w pamięci. Co istotne, taki system może być rozbudowany o kolejne punkty i autonomiczne urządzenia.
